济大党字[2001]13号

第一章 总则

第一条 为了促进我校公文处理工作的规范化、制度化、科学化，更好地为学校发展建设服务，根据有关规定，结合我校实际，制定本暂行办法。

第二条 公文处理是指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第三条 学校收进、发出和在内部运转、使用的所有文字材料（包括载有秘密内容的会议记录本、工作记事本）、照片、录音、录像、计算机磁盘和光盘等，都属于本办法所指的公文。

第四条 公文处理必须建立统一、规范、严密的规章制度，形成优质、高效、安全的运行机制。

第五条 学校办公室主管我校的公文处理工作，负责上级发至学校的文件和学校自身的文件的分办、传递、用印和立卷，负责全校各类文件的归档，并对学校各部门公文管理工作进行业务指导。

第六条 各部门应明确文秘人员具体负责公文处理工作。

第七条 公文处理工作的作用，在于保障公文在整个处理过程中的正常有效运转并使公文秘密得以保守。处理公文要做到收发有登记，取送有专人，保管有专室，存放有专柜，阅文有记录，借阅有手续，丢失有处理。同时，注重公文起草、审核等环节的管理以及现代科学技术的应用。

第八条 公文处理的基本原则是“便于工作、利于保密”，基本要求是准确、及时、安全、保密。处理好管理与利用、使用与保密的关系，保证公文的有效处理和利用。

第九条 公文处理工作环节应尽可能化繁为简，使公文流程简捷，管理程序简练，操作手续简便，最大限度地提高公文处理效率和质量。

第十条 公文处理人员应做到政治可靠，业务精通，作风严谨，廉洁勤奋，遵守纪律，严守秘密，恪尽职守，具有一定的知识水平和办事能力，严格按规定处理公文。领导干部要以身作则，带头遵守公文管理规定。

第二章 公文种类

第十一条 学校常用文件的种类主要有：

（一）决议 用于经会议讨论通过的重要决策事项。

（二）决定 用于对重要事项做出决策和安排。

（三）意见 用于对重要问题提出见解和处理办法。

（四）通知 用于传达上级机关的批示，转发上级机关和不相隶属机关的公文；批转下级机关的公文，发布要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项；任免和聘用干部；发布行政措施。

（五）通报 用于表彰先进，批评错误，传达重要精神，交流重要情况。

（六）报告 用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机关的询问。

（七） 请示 用于向上级机关请求指示、批准的事项。

（八）批复 用于答复下级机关的请示事项。

（九）规定 用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

（十）函 用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题；向有关主管部门请示批准的事项等。

（十一）会议纪要 用于记载和传达会议主要精神和议定事项。

第三章公文格式

第十二条 公文一般由公文版头、发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件、成文时间、印章、主题词、抄送机关、印刷版记等部分组成。

（一）公文版头由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字下方加一横线组成，用套红大字居中印在公文首页上部。我校公文版头只限十种：即《中共济南大学委员会文件》、《济南大学文件》、《中共济南大学委员会常委会议纪要》、《济南大学校长办公会议纪要》、《中共济南大学委员会办公室文件》、《济南大学校长办公室文件》、《中共济南大学纪律检查委员会文件》、《济南大学工会委员会文件》、《共青团济南大学委员会文件》、《济南大学妇女委员会文件》。

（二）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数。

（三）紧急公文应当标明紧急程度。党的机关紧急公文一般分别标明“特急”、“加急”，行政机关紧急公文一般分别标明“特急”、“急件”。

（四）发文字号由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成。发文字号标注于版头下方居中位置或者左下方。发文年度采用公元纪年全称。如“中共济南大学委员会文件”的发文字号为“济大党字[2001]×号”“济南大学文件”的发文字号为“济大校字[2001]×号”。联合行文只标明主办机关发文字号。

《中共济南大学委员会文件》编号中的机关代字限“济大党字”一种；《济南大学文件》编号中的机关代字限“济大校字”“济大外字”（外事工作专用）二种；《中共济南大学委员会办公室文件》编号中的机关代字为“济大党办字”；《济南大学校长办公室文件》编号中的机关代字为“济大校办字”；《中共济南大学纪律检查委员会文件》编号中的机关代字为“济大党纪字”；《济南大学工会委员会文件》编号中的机关代字为“济大工字”；《共青团济南大学委员会文件》编号中的机关代字为“济大团字”；《济南大学妇女委员会文件》编号中的机关代字为“济大妇字”。

（五）上报公文应在发文字号右侧标明签发人、会签人姓名。党的机关行文在“签发人”后面标注签发人姓名，为“签发人：×××”；行政机关行文一般为“×××签发”。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，一般由发文机关全称或规范简称、公文主题、公文文种三部分组成，位于发文字号和红色横线下方，居中排列。在特殊情况下，公文中的三个要素也可省略其中的某项。公文标题中除法规、规章和规范性公文名称加书名号外，一般不用标点符号。

（七）受文机关主要包括主送机关和抄报、抄送机关。应当使用全称或者规范化简称、统称。主送机关指公文的主要受理机关，在标题下方，正文上方，顶格书写。除主送机关外，其他需要了解公文内容的上级机关用“抄报”，同级机关用“抄送”，下级机关用“抄发”，其位置在主题词以下，印刷版记以上。

（八）正文是公文的主体部分，用来表述公文的内容，位于标题或者主送机关下方。公文的正文一般包括开头、中间（即全文的核心部分）和结束语三个部分。正文层次结构不宜过多。

（九）公文如有附件，应在正文之后，成文时间之前，注明顺序和名称。附件也可在正文中涉及附件内容处用“（见附件）”或“（附后）”注明。具体的附件材料置于主件之后，与主件装订在一起。

（十）发文机关落款使用全称或规范化简称，位于正文的右下方。党的机关行文需要盖印同时署名，行政机关公文可不落款而直接加盖印章。

（十一）成文日期以负责人签发的日期为准，联合下文以最后签发机关负责人的签发日期为准。经会议讨论通过的文件，以通过日期为准。成文日期署明年、月、日全称，位于发文机关署名右下方。党的机关公文成文日期一般使用阿拉伯数字，行政机关公文成文日期一般使用汉字。决定、决议、规定、办法、意见等不标注主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位置，此类公文以本机关通知等类公文形式印发时，只署“通知”日期。

（十二）学校公文除“会议纪要”以外，应当加盖印章。联合行文，党的机关公文，联合发文机关都应加盖印章。行政机关联合行文，联合上报的非法规性公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，联合发文机关都应加盖公章。用印位置应在落款处正中央，做到上不压正文，下要压日期。

（十三）公文如有附注（需要说明的其他事项，如“此件不公开报道”等），应当加括号标注。

（十四）公文应当标注主题词。主题词应按上级机关的要求和《公文主题词》标注，位于抄送机关上方，用横线与抄送机关相隔。

（十五）印刷版记由公文印发机关名称、印发日期和份数组成。印发机关名称和印发日期位于公文末页下端同一行的两端，份数标注于印发日期下方，此两行之间用横线相隔。如属翻印，则在印发机关名称和印发日期下方标注翻印机关名称、翻印日期和翻印份数，此三行之间用横线相隔。

（十六）公文中各种组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。

（十七）公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第四章 行文规则

第十三条 行文应当确有必要，注重效用。

第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

第十五条 学校以“中共济南大学委员会文件”、“济南大学文件”形式对外发文。其他几种文件主要用于学校内部使用，上报上级机关的公文需要经党政主要领导或分管领导批准。

第十六条 向上行文一般只报一个上级机关，必要时可抄报上级机关。向上级应逐级行文，因特殊情况必须越级行文时，应同时抄报越过的上级单位。

第十七条 “请示”要一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。请示事项不得以“意见”上报。下级机关向上级机关报送“意见”，适用于报请上级机关予以批转或转发。

向无隶属关系的有关业务主管部门请求有关批准事项时，要使用“函”，不要使用“请示”。

第十八条 受省市双重领导的业务向上级机关请示时，应写明主报机关和抄报机关，由主报机关负责答复请示的问题。

第十九条 按照党政分开的原则，凡属校行政职权范围内的工作，应由校行政行文，不要以党委名义行文。凡向上级党委报送的请示报告等，一律以党组织的名义。不要以党委的名义向上级政府请示问题。

第二十条 凡属党委和校行政各职能部门职权范围内的工作，一般不要以党委和校行政名义行文，而要以党办字或校办字等名义行文。凡应由上级主管部门解决的问题，应报上级主管部门，不要抄报上级党委和政府。

第二十一条 向下级机关的重要行文，应当同时抄报直接上级机关。

第二十二条 行文时要根据有关内容和实际需要，确定密级、分发范围和份数。

第二十三条 向上级报送情况报告、工作简报、请示和其他材料，一律报送其办公厅（室），不要直接报送领导个人，报送份数应按上级要求办理。

第二十四条 对上级行政机关来文，如无具体贯彻意见，可按保密要求原文翻印下发，不再重复行文转发，受文单位应按照执行。

第二十五条 要注意提高文件质量，各种公文都要力求做到内容实在、条理清楚、观点鲜明、文字简洁，切忌长而空，同时要控制发送范围。

第五章 发文办理

第二十六条 发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

第二十七条 草拟

一、草拟公文应当做到：

（一）要符合党和国家的方针、政策、法律、法令和上级的有关规定，理论观点要正确，提出的措施和办法要切实可行。

（二）情况属实，观点明确，表达准确，结构严谨，文字简练，条理清楚，层次分明，标点符号使用正确，篇幅要力求简短。

（三）公文的文种应当根据行文的目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（五）人名、地名、数字、引文要准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

（七）应当使用国家法定计量单位。

（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确中文译名。

（九）公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字、行政文的成文日期必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

二、文件的拟稿工作一般是“谁主管的事谁拟稿”，学校综合性文件由办公室拟稿，特别重要的文件也可由领导同志亲自拟稿或主持拟稿。职能部门拟以学校或办公室名义行文，应代拟文稿，并由本部门按本暂行办法的要求审核，必要时送有关部门会签，经本部门主要负责人审阅签字后，送办公室按规定程序审理和送签。

三、拟制公文，对涉及其他部门职权范围的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请学校协调或裁定。

第二十八条 公文送负责人签发前，应由办公室进行审核。

一、审核的重点是：是否需要行文；内容是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定，涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签；行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合有关规定等。经审核，对符合规定的文稿，办公室应及时送负责人审签。

二、审核的一般程序是：

（一）先从文稿的内容到形式认真审核，严格把关。

（二）文稿在领导签发后正式送印前，进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

（三）文稿排出清样后，先由负责起草公文的部门认真校对；正式付印前，由办公室再审核一次。

第二十九条 审签

一、送审前的文件要填写《济南大学发文稿纸》，无此稿纸的文件，领导同志应拒绝审签。

二、凡属于重大方针、政策或涉及全局工作部署的，以学校党委名义印发的公文，由党委书记签发，以学校行政名义印发的，由校长签发；属于专项工作或局部工作的，由学校分管领导签发。联合行文的，先由联合行文部门或单位的负责同志会签后，再由学校分管领导或主要领导签发；党政联合行文，要经党政主要领导会签。

三、以办公室名义印发的文件，由办公室主任或受委托的办公室副主任审核后，由学校分管领导或主要领导签发。

四、签批文件一律用钢笔、毛笔，不要使用铅笔、圆珠笔或纯兰墨水。负责同志要在发文稿纸上签署自己的意见、姓名和时间。修改的文字应在文中或右侧书写，不要写在装订线上。

五、对负责同志签过的文件，在核稿过程中如有重要改动，须经原审签领导重新审阅后方可印发。

六、签发后的文件送印前要进行编号、注发、登记，并计算核定印发份数。

第三十条 文件的缮印。即对经领导同志签发后的文稿进行打印、复印或胶印而制成正式文件。

一、必须以经领导同志签发后的定稿为依据，忠于原稿，不得改动。

二、印制文件，要做到准确高效，文字清晰，版面美观，装订牢固。急件应按时限要求及时印制。

三、要注意保密，文印人员不得让无关人员随便翻阅文稿。对印制的底稿、清样、废页也要管理好，防止泄密。

第三十一条 文件打印好后，根据要求用印、装订。

第三十二条 加强公文处理的办公自动化建设，校内非涉密性公文逐步过渡到通过校园网发至各系、各部门，上报文件根据要求通过政府网络或专人专送。

第三十三条 需分发的文件要根据分发范围书写信封、分拣、装封，经检查无误后严密封口。密件和急件要在信封上注明。

第三十四条 秘密文件必须通过机要交通或机要通信投递。投递密件，必须实行双人制，并使用专用工具，由专人携带，严防丢失和泄密。

第六章 收文办理

第三十五条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第三十六条 要建立严格的收分文件登记制度。

一、收发室对收进的文件要作认真登记，根据收文机关，尽快转递到办公室或有关业务部门。

二、签收机要文件要认真细致，对收文单位、机要编号、份数、有无破损等逐项检查、核对，发现问题，及时采取措施。签收人应注明收到的具体时间和姓名。

三、文件拆封应由文件管理人员或指定的人员负责，其他人员无权拆封。写明领导同志亲收的文件，应由领导同志本人拆封。

四、登记文件要履行分簿登记，要将文件标题、发文字号、密级、紧急程度、来文单位、发往单位、份数、收进时间及处理情况等逐项登记清楚，以利查询。

五、根据文件的内容、密级，合理确定文件分发范围，急件要按时限要求及时处理，不得积压或延误。

第三十七条 文件的办理

一、收到的文件经过拆封、登记后，应附上文件处理单及时交办公室主任批办。需要办理的文件，应根据文件的内容注请主管领导批示或请有关职能部门办理。领导批示后，要严格按照批示意见作为查办件处理。凡经注办的文件，有关人员要及时催办，避免漏办和延误。

二、注请领导同志批示的文件，办公室主任和业务部门负责人应先提出拟办意见，并附有关背景材料，供领导同志审批时参考。

三、批示承办单位时，凡需两个以上单位承办的，应批明主办单位。

四、承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对于不属于本部门职权范围或者不宜本部门办理的，应当及时退回交办部门并说明理由。凡属本部门职权范围内可以答复的事项，应直接答复呈文部门，同时抄送交办机关销案；凡涉及其他部门业务事项，主办部门要主动会同有关部门协商办理；须报请上级领导机关审批的重要事项，应由主办部门提出处理意见，并代拟批复文稿，如文稿内容涉及其他职能部门，应与其协商并取得一致意见，然后送请上级领导机关审批。

五、领导批示文件的传阅要严格登记、签字手续，文件传出后，及时催阅，避免漏传、误传。

六、根据上级规定，对需要翻印的文件要及时组织翻印。

第七章 文件的阅读、利用和管理

第三十八条 文件的阅读

一、文件的阅读和传达范围，按文件注明的阅读传达范围和有关规定执行，未经原发文机关同意不能自行扩大。

二、除少数纯属党内问题的公文外，党外人士原则上与担任同级职务的党员干部阅读相同级别的公文。

三、离退休干部按原来的职务阅读相应的公文。

第三十九条 文件的利用

一、本着“方便工作，有利保密”的原则，按照有关规定，合理确定文件的发至级限及阅读传达范围。

二、借阅文件要经过有关部门负责人批准，严格借阅手续，限期退回。借阅省以上秘密、机密文件（绝密文件一般不外借），要在2日内返回，一般性文件不超过5天。如需延长使用时间必须办理续借手续。不得将密级文件借给无关人员阅读。

三、未经制发机关批准或授权，不得自行翻印、复印、转载或汇编上级公文，不得擅自摘引密级公文内容。经批准复制的公文，翻印件要注明翻印机关名称、翻印时间和份数；复印件加盖复印机关戳记。复制公文均应进行登记，复制件按同等密级公文管理，用后予以销毁。其中公文汇编本，应按所编入公文的最高密级标明密级和管理。

第四十条 文件管理

一、文件（包括文件汇编本）一般只发组织，不发个人，所有文件均应由有关组织负责管理。

二、送领导同志的公文，送阅时做到“双见面”，领导不在，不放公文。不在无保密保障的场所送审、阅办、存放秘密公文。领导同志原则上不在家中阅文，确需在家阅文的，必须具备保密条件，阅完后由公文管理人员带回办公室保管。绝密级公文不得在家中阅办。离退休老同志阅读秘密公文，应到学校阅文室或指定的办公室阅读。

三、不在出国访问、考察、出差等时携带秘密公文、资料；确因工作需要携带的，按有关规定办理审批手续，并采取严格的保密措施。

四、传阅文件由文件管理人员负责，按规定范围逐人传阅，不横传，不误事。重要和紧急公文及时、单独送阅。阅文人员收到公文后要及时阅读，尽量缩短滞留时间。因工作需要暂时留用的，须经主管领导批准，要妥善保管，用后及时归还。领导同志和各部门阅办公文，直接与公文管理人员联系，不要与其他人员互相传递。

五、会议形成的涉密公文、材料，一般在会议结束时即行收回。参加上级会议人员带回的公文，要及时交公文管理人员登记、管理，个人不得保存。

六、文件要存放在有保密设施的公文柜内，并经常进行清点、核对，做到文件和登记相符。

七、涉密岗位和存放秘密公文的办公室，应加装保密防护设施。

八、机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案室。

九、工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第八章公文的立卷和归档

第四十一条 立卷

一、公文立卷的原则是：要真实地反映单位活动和主要工作情况，有利于保管、查找和利用。

二、凡是本部门在工作活动中形成和办理完毕且具有查考价值的文件、材料、图纸、照片（底片）、录音（像）等，均属立卷范围。

三、公文管理人员每年应将该归档的文件收集齐全，在办公室档案人员的指导下，按照立卷原则、要求和方法整理成案卷。

第四十二条 归档

一、立好的案卷应按有关规定，向学校档案室移交，个人不得私自保存应存档的文件。

二、向档案室移交案卷时，应履行有关手续。

三、按规定应存档的文件、资料均应留存两份。

第九章 公文清退和销毁

第四十三条 清退

一、办公室公文管理人员应定期对收到的文件进行清理，并按上级的要求及时清退。

二、各部门对收到的上级文件要定期清理、核对，学期末上交到办公室。

三、在文件核对清退过程中发现文件短缺的，要认真组织查找，查找不到的应查明原因和责任，并提出处理意见和改进措施，向上级机关报告。

第四十四条 销毁

一、对没有归档和存查价值的公文材料，经鉴别和办公室负责同志批准，可以定期销毁。

二、销毁公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。

三、严禁向废品收购部门出售内部文件、刊物和资料。

第十章 附则

第四十五条 本暂行办法自公布之日起执行。解释权归办公室。

2001年3月13日