济大校字〔2010〕45号

第一章 总则

第一条 为规范济南大学档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》和《山东省档案条例》，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称的济南大学档案（以下简称学校档案）指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的，对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 学校档案工作是学校重要的基础性工作，是衡量学校管理水平的重要标志，要纳入学校整体发展规划。要将档案的形成、管理和利用服务工作质量考核指标纳入学校工作质量考核体系，纳入各部门各单位工作计划，纳入有关人员的职责范围，将学校教学、科研、管理各项工作与归档工作同步布置、同步检查、同步总结、同步验收。

第四条 学校档案工作的主管部门是省人民政府教育行政部门，学校档案工作接受省人民政府档案行政部门的业务指导、监督和检查。

第五条 学校档案工作由校长领导，分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。学校档案工作坚持统一领导、分级管理、集中保管的原则。

第六条 学校各部门、各单位和全体师生员工应当增强档案意识和档案法制意识，有收集、移交、保护和利用档案的义务与权利，应关心、支持和促进档案工作的发展。

第二章 机构设置与人员配备

第七条 学校设立档案工作委员会，委员会由分管校领导和档案形成的主要部门、单位负责人组成，分管校领导为主任。委员会负责组织、协调、研究、解决档案工作中的重大问题。

第八条 学校设立档案馆。学校档案馆是保存和提供利用学校档案的专门机构。

需要特殊条件保管或者利用频繁，且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立分室单独保管。分室是档案馆的分支机构。

第九条 档案馆的管理职责：

(一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

(二)拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

(三)负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；

(四)编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

(五)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

(六)开展档案的开放和利用工作；

(七)开展学校档案工作人员的业务培训；

(八)利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

(九)开展国内外档案学术研究和交流活动。

第十条 档案馆设馆长一名，根据需要设副馆长一至二名。

馆长、副馆长应当具备以下条件：

(一)热心档案事业，具有高级以上专业技术职务任职经历；

(二)有组织管理能力，具有开拓创新意识和精神；

(三)年富力强，身体健康。

第十一条 学校档案馆配备专职档案工作人员。专职档案工作人员列入学校事业编制，其人员数量由学校根据馆藏档案数量和工作任务确定。专职档案工作人员实行专业技术职务聘任制，享受学校教学、科研人员同等待遇。

第十二条 学校各部门、各单位必须有一名负责人分管档案工作。配备一名专职或兼职档案管理员，负责本部门、本单位档案的收集、积累、整理和立卷归档工作，接受学校档案馆的指导、监督和检查。各部门、各单位档案管理员应保持稳定，更换档案管理员应报档案馆备案。

第三章 档案管理

第十三条 学校建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。

第十四条 学校对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：

(一)党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

(二)行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的文件材料。

(三)学生类：主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

（四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》(〔87〕教办字016号)的相关规定执行。

(五)科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发〔1987〕6号)执行。

(六)基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发〔1988〕4号)执行。

(七)仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在招标、购买、接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

(八)产品生产类：主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

(九)出版物类：主要包括学校自行编辑出版的学报、学术刊物及其他出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

(十)外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

(十一)财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)执行。

（十二）声像类：按原国家教委发布的《高等学校档案工作规范》（教办〔1993〕429号）中《高等学校声像载体档案工作规范》执行。

(十三)实物类：主要包括学校在教学、科研和管理活动中形成的，对学校和社会具有保存价值的各类奖状、证书、字画和非纸质的奖杯、奖牌、奖章、锦旗、印信、礼品、纪念品及具有纪念意义和收藏价值的物品等。

学校根据档案事业发展需要，不断完善归档门类及归档范围。归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。

第十五条 学校实行档案材料形成部门、单位或课题组立卷归档制度。

学校各部门、各单位档案工作负责人及档案管理员要按照归档要求，组织本部门、本单位的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门、本单位档案工作负责人检查合格后向学校档案馆移交。

第十六条 归档的档案材料应质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB／T18894-2002)和学校有关规定执行。

第十七条 档案材料归档时间：

(一)各部门、各单位应于次年6月底前归档；

(二)科研类档案应当于项目完成后两个月内由科研部门收集整理，次年6月底前归档；

(三)基建类档案应当于项目完成后三个月内由基建部门收集整理，次年6月底前归档。

第十八条 档案馆对接收的档案进行归档整理、分类、鉴定和编号。

第十九条 档案馆按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十条 档案馆应采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

第二十一条 学校与其他单位分工协作完成的项目，档案馆应至少保存一整套档案。

第二十二条 学校个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。

对于与学校有关的各种档案史料的征集，档案馆制定专门的制度和办法。

第二十三条 档案馆应定期检查馆藏档案和资料的保管情况，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向校长报告，及时处理。

档案库房的技术管理工作，应建立、健全有关规章制度，由专人负责。

第二十四条 学校档案馆要认真执行档案统计年报制度，并按照国家和山东省有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第四章 档案的利用与公布

第二十五条 学校档案馆应按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

属下列情况之一者，不对外公布：

(一)涉及国家秘密的；

(二)涉及专利或者技术秘密的；

(三)涉及个人隐私的；

(四)档案形成部门、单位规定限制利用的。

第二十六条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的学校档案。

境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。

第二十七条 查阅、摘录、复制未开放的档案，应经档案馆负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校纪检、保密等部门批准。

第二十八条 档案馆提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应经档案馆负责人批准。

加盖“济南大学档案证明专用章”的档案复制件，与原件具有同等效力。

第二十九条 学校档案开放设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具(著录标准按《档案著录规则》(DA／T18-1999)执行)，提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为社会利用档案创造便利条件。

第三十条 档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。

档案馆为毕业生提供学习成绩、学籍、毕业证、学位证等信息与认证，并加盖“济南大学档案证明专用章”。

用于公益目的的，不收取费用；用于个人或者商业目的的，按照有关规定收取费用。

社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，档案馆无偿和优先提供。

第三十一条 寄存在档案馆的档案，归寄存者所有；档案馆如果需要向社会提供利用，应征得寄存者同意。

第三十二条 档案馆积极开展年鉴、大事记等档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，应经档案形成单位同意，并报请校长批准。

第三十三条 档案馆采取多种形式(如举办档案展览、陈列、建设档案网站等)，积极开展档案宣传工作。如有条件，可在相关专业的高年级学生中开设有关档案管理的选修课。

第五章 条件保障

第三十四条 学校将档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。

第三十五条 学校为档案工作配备专用的、符合档案管理要求的档案库房和管理设施，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》(建标103-2008)的要求及时进行改扩建或者新建。

存放涉密档案应设有专门库房。

存放声像、电子等特殊载体档案，应配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

第三十六条 学校为档案管理现代化、档案信息化配备所需的设备设施，加快数字档案馆建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第六章 奖励与处罚

第三十七条 学校定期表彰与奖励在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人：

(一)在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

(二)在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

(三)在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

(四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校的；

(五)同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第三十八条 有下列行为之一的，学校对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任：

(一)玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

(二)违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

(三)涂改、伪造档案的；

(四)擅自出卖、赠送、交换档案的；

(五)不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

(六)其他违反档案法律法规的行为。

第七章 附则

第三十九条 本办法自印发之日起施行。2004年3月22日印发的《济南大学档案管理办法》(济大校字〔2004〕29号)同时废止。

第四十条 本办法由档案馆负责解释。

济南大学实物类档案归档管理办法

第一章 总则

第一条 为加强档案资源建设，完善归档门类，完整地保存学校历史，充分发挥实物类档案(以下简称实物档案)在教学、科研和其他各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》、《山东省档案条例》等法律法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条 实物档案是指以物质实体为载体，能够反映学校特色的具有保存价值的特定物品。一般包括各类奖状、证书、字画和非纸质性的奖杯、奖牌、奖章、锦旗、印信、礼品、纪念品及具有纪念意义和收藏价值的物品等。

第三条 实物档案是学校档案的重要组成部分，是文书档案的重要补充，对学校历史具有佐证作用。它不仅具有较高的保存和利用价值，而且具有良好的社会教育功能，应当按照国家有关规定，实行集中统一管理。

第四条 档案馆负责学校实物档案的收集整理和保管利用。

第二章 归档范围和保管期限

第五条 字画。党和国家领导人、省部级领导及国内外知名人士的题词、题字、绘画等。

第六条 荣誉。学校在重大政治、经济、文化和教学、科研、外事、体育等活动中获得的省部级及以上奖励奖状、奖杯、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书、光荣册等。

第七条 成果。获得省部级以上奖励或填补省部级以上空白的科研成果实物样品、图纸、微缩模型等。

第八条 印信。由于机构变更或撤消而失效的印章及工作中形成的各类具有保存价值的书信。印章包括经公安机关审批后制作的钢印、铜印、胶印、木印等。

第九条 礼品。学校在公务外事（国内外校际交流等）活动中接受的珍贵礼品、纪念品和中外校友会、著名校友给母校的赠品等。

第十条 其他。学校在建设发展过程中形成的具有纪念意义的物品。如建校以来使用过的学校校牌等物件，学校在不同时期、阶段制作和使用的工作证、学生证、毕业证书和校徽、纪念章等样品。

第十一条 不在上述范围内，具有保留价值的、能反映学校发展历程的实物档案，经档案馆认定后也可归档管理。

第十二条 实物档案原则上应永久保存。

第三章 归档要求

第十三条 实物档案一般应于获奖或接收的次年6月底前向档案馆移交。

移交前，归档部门应打印《济南大学实物档案移交目录》（见附件）一式两份，交接双方各存一份备查。

第十四条 对形状、质地不能移交档案馆保存的实物档案，经分管校领导同意，由档案馆统一登记编号后可由发生或形成部门存放，或另选场所存放。

第十五条 《济南大学实物档案移交目录》中“备注”栏内应载明实物的规格、形状、套件、接收人及时间、地点、事由、渠道等内容。

其中字画、赠品、礼品归档时，还应载明赠送人等。荣誉、成果等归档时还应载明获奖名称、获奖单位、授奖单位等。

第十六条 如属个人捐赠的实物档案，在档案业务人员协助下履行有关移交手续后，档案馆将颁给当事人捐赠证书，以示纪念。

第十七条 印章归档时应附印模一式两份。

第十八条 实物档案一件（套）为一卷。

第十九条 档号按“年度号+实物档案分类号+案卷号”结构编制。

第二十条 档案类目设置与标识按三级类目进行：

一级类目：SW实物档案

二级类目：

11字画

12证书

13牌匾

14奖杯

15锦旗

16印信

17校徽、纪念章

18礼品、纪念品

19文物

20科研成果实物

21其他

三级类目根据实际需要设置。

第四章 实物档案的保管与利用

第二十一条 档案馆接收实物档案后，应逐一拍照，每件实物粘贴档号，照片对应实物编号保存。

第二十二条 实物档案可按载体形式分别存放，奖状、字画等可卷成筒状保管，锦旗也可卷成筒状保管或折叠后放入卷盒保管，奖杯存放要避免叠压挤碰，印章可设置专用档案柜保管。

实物档案以从左到右，自上而下的排架方式排列。

第二十三条 档案库房要确保防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘、防污染和防盗等安全措施。

第二十四条 实物档案原则上只针对部门、单位利用，借用部门、单位须出具介绍信并说明用途，经由档案馆负责人签字后方可借出，借用重要的实物档案须经分管校领导批准，科研成果样品一律不借用。

实物档案借用应严格办理登记手续，借出实物档案须按期归还，并保证其完好无损，如有损坏应追究相关人员责任。

第二十五条 如实物档案自然损坏，按照国家有关档案鉴定的规定，经鉴定确无保存价值的，应按规定程序，由学校主要负责人签字后，方可销毁。

第五章 附则

第二十六条 本办法自印发之日起施行。2007年3月21日印发的《济南大学实物类档案归档管理办法》（济大校字〔2007〕35号）同时废止。

第二十七条 本办法由档案馆负责解释。