济大校字〔2010〕93号

第一章 总则

第一条 为加强我校国际学术会议（以下简称国际会议）管理，规范举办国际会议申报程序，提高会议质量，根据上级有关规定，结合学校实际，制定本暂行管理办法。

第二条 在我校举办国际会议要从实际需要出发，申办单位应本着以我为主、为我所用、精心组织、讲求实效的精神努力办好。会议时间要紧凑、规模要适当、礼宾规格要适度。外国专家、学者在我校举办的讲学、报告会和境内外的校际交流等活动不属于国际会议范畴，其管理按有关规定执行。

第二章 国际会议申报程序

第三条 申报年度会议计划

（一） 国际合作与交流处负责我校国际会议的年度会议计划申报和会议前期的报批及相关管理工作；

（二）拟举办国际会议的部门或单位（以下简称申办单位）于每年10月1日前，填写《济南大学拟举办国际学术会议年度计划表》，提交下一年度的国际会议年度计划，由国际合作与交流处汇总后报上级主管部门初审；

（三）年度计划经上级主管部门初审后，申办单位须填写《济南大学举办国际学术会议申报表》，于对外承诺或宣布开会前5个月送交国际合作与交流处，由国际合作与交流处拟文向上级主管部门正式报批；

（四）未申报举办国际会议年度计划，未经上级主管部门批准，任何部门和单位都不得擅自筹备或对外承诺举办国际会议，不得向与会代表发出邀请。不得以个人名义申报或召开国际会议。

第四条 国际会议正式报批时，申办单位须提供以下基本信息：

（一）会议名称、举办日期；

（二）举办会议的背景、主要议题与内容、会议的学术价值和经济、社会意义；

（三）外方协办或联合主办单位的情况；

（四）会议规模、中外代表人数；筹备委员会成员及主要代表的姓名、身份、国籍、境外与会代表的姓名、国籍、单位、职务等；

（五）会议联系及筹划进展情况；

（六）会议活动的初步安排和讨论议题；

（七）会议经费预算及来源（对有外方提供资助的要作具体说明）；

（八）需要请示的带有政策性的涉外问题。

第三章 国际会议召开

第五条 收到上级会议批复后，申办单位方可对外发布会议信息。

第六条 国际合作与交流处协助申办单位为出席国际学术会议的外籍代表办理邀请函等相关手续，后者负责将邀请函寄给与会者。

第七条 申办单位应组织力量对与会代表提交的论文进行审查，对有政治性错误内容的，应及时要求更正或取消论文发表资格。

第八条 申办单位应及早召集会议筹备人员，落实经费、会场及各类必需设施，认真做好会议各项准备工作，确保达到预期效果。

第九条 申办单位应对与会代表的接送、食宿、交通等会务工作周密安排，做好各种突发事件的应急预案，确保与会代表安全。

第十条 如会议级别较高或拟邀请国内、外重要人士参会，需要学校领导出席的，申办单位应提前两周将申请报告及背景材料报国际合作与交流处，由国际合作与交流处协调安排相关事宜。

第四章 举办国际会议注意事项

第十一条 申办单位应遵守外事纪律，坚持内外有别原则，严格遵守保密制度。经批准同意举办的国际会议，有关机构和个人在举办会议过程中不得做出超出授权范围的会议安排或承担额外的义务。涉及敏感及不明事宜，应及时与国际合作与交流处联络，不得随意对外表态。

第十二条 严格控制会期、会议规模和会议规格。不得为提高会议规格，随意使用“峰会”、“国际论坛”、“首届”等称谓。严禁借办会之名设立常设秘书处等机构。

第十三条 举办国际会议应厉行节约，要依照同类国际会议的惯例收取必要的费用，力争经费自筹，以会养会。不得以盈利为目的，不能为得到外方赞助，而完全按外方要求举办国际会议。

第十四条 经批准举办的国际会议，申办单位必须及时填写《济南大学举办国际学术会议总结表》并撰写会议总结报告，在会议结束后一个月内，连同会议通讯录、论文集、照片、录音录像等资料一并报送国际合作与交流处，由其转交档案馆存档。

第五章 附则

第十五条 本办法适用于双边及两岸会议。

第十六条 本办法自印发之日起施行,由国际合作与交流处负责解释。