济大党办字〔2005〕11号
第一章 总则
第一条 为了促进我校公文处理工作的规范化、制度化、科学化，更好地为学校发展建设服务，根据《山东省党的机关公文处理暂行规定》等有关规定，结合我校实际，制定本办法。
第二条 公文是党政机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线方针政策、发布决策、部署工作、请示和答复问题、报告和通报情况的重要载体。
第三条 学校收进、发出和在内部运转、使用的所有文字材料（包括载有秘密内容的会议记录本、工作记事本）、照片、录音、录像、计算机磁盘和光盘等，都属于本办法所指的公文。
第四条 公文处理是指公文的拟制、办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第五条 公文处理应坚持实事求是的原则，按照行文机关要求和公文处理规定进行，做到规范统一、准确及时、安全保密。
第六条 党委办公室和校长办公室（以下简称“两办”）主管我校的公文处理工作，其主要任务：负责学校党政公文的制发、收文处理及公文管理；负责学校公文处理规章制度的制定与实施；负责公文处理工作的督促检查及安全保密；负责对学校各部门公文管理工作的业务指导。
第七条 学校有文秘人员具体负责公文处理工作，各部门也应明确人员具体负责本单位的公文处理工作。要落实岗位责任，对做出突出成绩的单位和个人予以表彰。
第八条 要结合实际，加快办公自动化和信息化的建设，上级文件的网络传输按照上级的统一部署组织实施。
第九条 从事公文处理工作的人员应为中共党员；应具有较高的政治和业务素质，勤于学习，作风严谨，遵守纪律，忠于职守，乐于奉献。
第二章 公文种类
第十条 学校常用文件的种类主要有：
（一）决议 用于经会议讨论通过的重要决策事项。
（二）决定 用于对重要事项作出决策和安排。
（三）意见 用于对重要问题提出见解和处理办法。
（四）通知 用于传达上级机关的批示，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或周知的事项，任免和聘用干部，发布行政措施。
（五）通报 用于表彰先进，批评错误，传达重要精神，交流重要情况。
（六）报告 用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。
（七）请示 用于向上级机关请求指示、批准。
（八）批复 用于答复下级机关的请示。
（九）规定 用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
（十）函 用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。
（十一）会议纪要 用于记载会议的主要精神和议定事项。
（十二）办法 用于对规范某项工作、活动等提出具体意见和要求。
（十三）细则 用于对规定、办法等进行解释或说明，对贯彻规定、办法等作出详细而具体的规定。
第三章 公文格式
第十一条 公文一般由公文版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、横隔线、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印刷版记等部分组成。
（一）版头 由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字或加圆括号表明文种组成。联合行文，版头一般用主办机关名称，也可并用联署机关名称。我校常用公文版头有十种：即《中共济南大学委员会文件》、《济南大学文件》、《中共济南大学委员会常委会会议纪要》、《济南大学校长办公会会议纪要》、《中共济南大学委员会办公室文件》、《济南大学校长办公室文件》、《中共济南大学纪律检查委员会文件》、《济南大学工会委员会文件》、《共青团济南大学委员会文件》、《济南大学妇女委员会文件》。
（二）份号 公文印制份数的顺序号。标注密级的公文应注明份号。
（三）密级 公文的秘密等级。根据秘密程度分为“绝密”、“机密”、“秘密”。
（四）紧急程度 公文送达和办理的时间要求。党的机关紧急公文一般分别标明“特急”、“加急”，行政机关紧急公文一般分别标明“特急”、“急件”。
（五）发文字号 由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成。发文字号标注于版头下方居中位置或者左下方。发文年度采用公元纪年全称。如“中共济南大学委员会文件”的发文字号为“济大党字〔2005〕×号”，“济南大学文件”的发文字号为“济大校字〔2005〕×号”。联合行文，一般只标明主办机关的发文字号。
《中共济南大学委员会文件》编号中的机关代字限“济大党字”一种；《济南大学文件》编号中的机关代字限“济大校字”、“济大外字”（外事工作专用）两种；《中共济南大学委员会办公室文件》编号中的机关代字为“济大党办字”；《济南大学校长办公室文件》编号中的机关代字为“济大校办字”；《中共济南大学纪律检查委员会文件》编号中的机关代字为“济大党纪字”；《济南大学工会委员会文件》编号中的机关代字为“济大工字”；《共青团济南大学委员会文件》编号中的机关代字为“济大团字”；《济南大学妇女委员会文件》编号中的机关代字为“济大妇字”。
（六）签发人 上报公文应在发文字号右侧标明签发人，发文字号左移。联合上报的公文，同时标注联署机关签发人姓名。 “请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
（七）横隔线 隔开公文版头与公文主体部分的一条红色横线。党的机关公文横隔线中间带有实心五角星。
（八）标题 由发文机关全称或规范简称、公文主题、公文文种三部分组成，位于横隔线下方，居中排列。在特殊情况下，公文中的三个要素也可省略其中的某项。公文标题中除法规、规章和规范性公文名称加书名号外，一般不用标点符号。
（九）主送机关 主要受理公文的机关。主送机关名称应用全称、规范化简称或同类型机关的统称，在标题下方，正文上方，顶格书写。决议、决定、意见、规定、会议纪要等文种不标注主送机关。除主送机关外，其他需要了解公文内容的上级机关用“抄报”，同级机关用“抄送”，下级机关用“抄发”，其位置在主题词以下，印刷版记以上。
（十）正文 公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或者主送机关下方。
（十一）附件 公文正文的说明、补充或参考材料。公文如有附件，在文尾标注，也可在正文中涉及附件内容处用“（见附件）”或“（附后）”。具体的附件材料置于主件之后，与主件装订在一起。
批转的下级机关公文和转发的上级、同级机关的公文，不属于公文附件，在批转、转发“通知”之后另页排印，不加附件标注。
公文如有附注（需要说明的其他事项，如“此件不公开报道”、“此件发至××××”等），应当加括号标注，位于正文下方。
（十二）发文机关署名 公文制发机关名称。发文机关署名应使用全称或规范化简称，位于正文的右下方。公文一般以机关名义署名，特殊情况需要以机关领导人署名的，应写明职务。党的机关行文需要盖印同时署名，行政机关公文可不落款而直接加盖印章。
（十三）成文日期 公文制成的时间。一般署会议通过日期或领导同志签发日期。联合行文，以最后签发机关负责人的签发日期为准。成文日期署年、月、日全称，位于发文机关署名右下方。党的机关公文成文日期一般使用阿拉伯数字，行政机关公文成文日期一般使用汉字。决定、决议、规定、办法、意见等不标注主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位置。此类公文以本机关通知等类公文形式印发时，只署“通知”日期。
（十四）印章 公文发生效力的凭据。除有固定版头的普发性公文、无主送机关的公文和会议纪要外，公文一律加盖发文机关印章。党的机关联合行文，联合发文机关都应加盖印章。行政机关联合行文，联合上报的非法规性公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，联合发文机关都应加盖公章。用印位置应在落款处正中央，做到上不压正文，下压发文机关署名和成文日期。联合下发的公文用印时，分别在并列平行的联署机关名称位置盖印。
（十五）印发传达范围 公文发放、传达的范围。一般用于普发性公文。
（十六）主题词 反映公文内容、公文主题及公文种类的词。主题词按中共中央办公厅秘书局编制的《公文主题词表》标注。《公文主题词表》中未涉及的词，根据公文内容拟定，后加“△”。
（十七）抄送机关 除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。
（十八）印刷版记 由公文印发（翻印）机关名称、印发（翻印）日期和份数组成。版记中上下要素之间加一条分隔线，线的宽度同版心。版记置于公文的最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。印发机关名称和印发日期位于公文末页下端同一行的两端，份数标注于印发日期下方，此两行之间用横线相隔。如属翻印，则在印发机关名称和印发日期下方、翻印份数上方标注翻印机关名称、翻印日期，此三行之间用横线相隔。
第十二条 公文汉字从左至右横排。公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm）。左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
第十三条 公文字体字号。
（一）份号（编号） 秘密级以上文件应注明份号（编号），由3号英文缩写字母“NO.”和阿拉伯数字组成，顶格标注于公文首页的左上角。
（二）密级 用3号黑体字。党的机关公文密级顶格标识在份号（编号）的下一行，行政机关公文密级一般标识在右上角位置。
（三）发文字号 一般用4号仿宋体，年份应标全称，用中文六角括号“〔〕”括起来，不用西文的方括号“[ ]”。
（四）签发人 签发人格式“签发人：×××”，位于横隔线之上发文字号右侧。党的机关行文“签发人”和“姓名”都用3号仿宋体，行政机关行文“签发人”用3号仿宋体，“姓名”用3号楷体字。
（五）标题 位于横隔线下空一行，用小2号标宋体，一行或多行居中排布。多行标题换行时，注意合理断行掐句，做到词意完整、排列得当、长短适宜。多行标题的排列方式，一般是正宝塔、倒宝塔或菱形，避免出现上下长度一样的方形或上下长、中间短的沙漏形。
（六）主送机关 正文标题下空一行，左侧顶格排，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。
（七）正文 一般用3号仿宋体。属转发文件的通知，用3号楷体。标点符号符合排版规则，数字、年份不回行。正文的每个段落首行前空2个字。每个段落之间一般不空行。特殊情况下，为了划分层次，在段落之间加入一个空行。行文需要变换字体时，可参照如下方式：一级标题使用3号黑体字，句尾不加标点，下文另起行；二级标题使用3号楷体字，可不另起行；三级标题以下均使用3号仿宋体字，不再变字体。
（八）附件说明 如文件带有附件，则在正文段落结束之后，发文机关署名之前加上附件说明。附件说明排在正文下面隔一行，前空2个字，用正文相同的字体标识“附件”，后标全角冒号和附件名称。附件如有序号使用阿拉伯数字（如“附件：1.××××”）；附件名称后不加标点符号。
（九）发文机关署名 与上面空开至少一行，居右排，字体号与正文相同。两个以上机关联合发文，发文机关名称上下并列排，长度相同，左右对齐。
（十）成文日期 居右排在发文机关署名下面，第一个字比其退后2个字，字体号与正文相同。
（十一）附件 附件应排在版记之前，与公文正文一起装订，并在附件正文左上角顶格标识“附件”，有序号时还应标序号。附件序号和附件标题应与附件说明的表述一致，附件标题与“附件”两字之间空开2行。如附件与文件正文不能一起装订，应在附件正文左上角第1行顶格标注文件发文字号并在其后标注附件。
文件内容为转发文件的通知时，转发的文件不作为附件处理，通知的文字一般用楷体字，转发的文件文字一般用仿宋体字，转发的文件另起一页，大标题上空2行。
（十二）主题词 “主题词”3个字用3号黑体，居左顶格排列；主题词目用小3号标宋体，词目之间空1字。词目排成多行时，一个词目不能分成两行，回行时，第二行左边与首行的第一个词目对齐。
（十三）印发机关和印发日期 用4号仿宋体，位于主题词之下，占1行位置。
（十四）翻印机关和翻印日期 用与印发机关和印发日期相同的字体字号，标注在其下一行对应的位置上，并用一条正线（细线）相隔。
（十五）印制（翻印）份数 用小4号仿宋体，位于印发日期之下，居右排，后空2个字，用小括号括起来。翻印文件的原印制份数不再保留，在该位置标注翻印份数，统一标注为（共翻印××份）。
第四章 行文规则
第十四条 行文应当确有必要，要注重针对性、可操作性，可发可不发的公文不发。凡法律法规已有明确规定的不另发文，已全文公开播发见报的一般不另印发文件。
第十五条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级向上级机关行文。
（一）向上级机关行文，不得主送、并报或抄送上级机关领导同志个人，不得主送上级机关办公室（厅）。向上级机关报送的重要行文，不得以学校两办的名义。涉及机关工作情况、请示事项类行文，不以机关领导同志个人名义向上级机关行文。
（二）报党委的文件如有必要同时报政府，主送单位应写“党委、政府”；报政府的文件如有必要同时报党委，主送单位应写“政府并报党委”。主送“党委、政府”的文件，由党委办公室负责办理，主送“政府并报党委”的文件，由校长办公室负责办理。
第十六条 学校以“中共济南大学委员会文件”、“济南大学文件”形式对外发文。其他几种文件主要用于学校内部使用，上报上级机关的公文需要经党政主要领导或分管领导批准。
第十七条 向上行文一般只报一个上级机关，必要时可抄报上级机关。向上级应逐级行文，因特殊情况必须越级行文时，应同时抄报越过的上级单位。
第十八条 “请示”要一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。
“报告”不得夹带请示事项。
请示事项不得以“意见”上报。下级机关向上级机关报送“意见”，适用于报请上级机关予以批转或转发。
向无隶属关系的有关业务主管部门请求有关批准事项时，要使用“函”，不要使用“请示”。
第十九条 受省市双重领导的业务向上级机关请示时，应写明主报机关和抄报机关。
第二十条 按照党政分开的原则，凡属校行政职权范围内的工作，应由校行政行文，不要以党委名义行文。凡向上级党委报送的请示报告等，一律以党组织的名义。不要以党委的名义向上级政府请示问题。
第二十一条 凡属党委和校行政各职能部门职权范围内的工作，一般不要以党委和校行政名义行文，而要以党办字或校办字等名义行文。凡应由上级主管部门解决的问题，应报上级主管部门，不要抄报上级党委和政府。
第二十二条 向下级机关的重要行文，应当同时抄报直接上级机关。
第二十三条 行文时要根据有关内容和实际需要，确定密级、分发范围和份数。
第二十四条 向上级报送情况报告、工作简报、请示和其他材料，一律报送其办公厅（室），不要直接报送领导个人，报送份数应按上级要求办理。
第二十五条 对上级行政机关来文，如无具体贯彻意见，可按保密要求原文翻印下发，不再重复行文转发，受文单位应按照执行。
第五章 发文办理
第二十六条 发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发（传输）等程序。
第二十七条 草拟。
（一）草拟公文应当做到：
1.符合党和国家的方针、政策、法律、法令和上级的有关规定，理论观点要正确，提出的措施和办法要切实可行。
2.情况属实，观点明确，表达准确，结构严谨，文字简练，条理清楚，层次分明，标点符号使用正确，篇幅要力求简短。
3.公文的文种应当根据行文的目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
4.拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
5.人名、地名、数字、引文要准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
6.结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
7.应当使用国家法定计量单位。
8.文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确中文译名。
9.公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字、行政文的成文日期必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
(二)公文一般由发文机关拟稿。学校党委的综合性文件一般由党委办公室拟稿，学校行政的综合性文件一般由校长办公室拟稿，特别重要的文件也可由领导同志亲自拟稿或主持拟稿。职能部门拟以学校或办公室名义行文，要坚持“谁主管的事谁拟稿”的原则代拟文稿，并由本部门按本暂行办法的要求审核，必要时送有关部门会签，经本部门主要负责人审阅签字后，送办公室按规定程序审理和送签。
（三）拟制公文，对涉及其他部门职权范围的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请学校协调或裁定。
第二十八条 审核。公文送负责人签发前，应由办公室进行审核。
（一）审核的重点是：是否需要行文；内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关指示精神；涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签；行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合有关规定等。经审核，对符合规定的文稿，办公室应及时送负责人审签。
（二）审核的一般程序是：
1.先从文稿的内容到形式认真审核，严格把关。
2.文稿在领导签发后正式送印前，进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。
3.文稿排出清样后，先由负责起草公文的部门认真校对；正式付印前，由办公室再审核一次。
第二十九条 审签。
（一）送审前的文件要填写《济南大学发文稿纸》，无此稿纸的文件，领导同志应拒绝审签。
（二）凡属于重大方针、政策或涉及全局工作部署的，以学校党委名义印发的公文，由党委书记签发；以学校行政名义印发的，由校长签发。属于专项工作或局部工作的，由学校分管领导签发。联合行文的，先由联合行文部门或单位的负责同志会签后，再由学校分管领导或主要领导签发；党政联合行文，要经党政主要领导会签。
（三）党委办公室和校长办公室根据校党委和校行政授权制发的公文，一般由党委办公室主任和校长办公室主任签发。根据公文内容，有的可请分管领导同志签发，有的可请主要领导同志签发。
（四）签批文件一律用钢笔、毛笔和碳素、蓝黑墨水，不使用铅笔、圆珠笔和纯蓝、红色墨水等，签批修改时应在公文纸左侧留出装订位置。
（五）对负责同志签过的文件，在核稿过程中如有重要改动，须经原审签领导重新审阅后方可印发。
（六）签发后的文件送印前要进行编号、注发、登记，并计算核定印发份数。
第三十条 缮印。
（一）印制文件必须以领导同志签发后的定稿为依据，忠于原稿，不得改动。
（二）印制文件，要做到准确高效，文字清晰，版面美观，装订牢固。急件应按时限要求及时印制。
（三）要注意保密。涉密公文在印制过程中要采取严格保密措施，尽量减少接触人员，对印制的底稿、清样、废页也要管理好，防止泄密。
第三十一条 分发（传输）文件。对根据要求用印、装订好的文件进行分发。需分发的文件要根据分发范围按照程序分发。
第三十二条 加强公文处理的办公自动化建设，校内非涉密性公文逐步实行网上传输。上报文件根据要求通过政府网络或专人专送。
第三十三条 对外秘密文件必须通过机要交通、机要通信或指定专人送达，不得通过普通邮政或其他渠道传递。传递绝密级公文，必须实行双人制，并使用专用工具。校内涉密公文必须有专人取送。
第六章 收文办理
第三十四条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、分送、阅读、传阅（批）、注办、拟办、请办、承办和催办等程序。
（一）签收 接收公文履行签字手续。收到公文后应逐件清点，以签字或盖章方式签收，并注明签收日期，紧急公文应注明签收的具体时间。签收公文中发现收文的份数不符或其他问题，要及时向发文机关查询，并采取相应处理措施。
（二）登记 对公文的特征和办理情况作记载。登记内容主要包括收文日期、份数、公文标题、密级、发文字号、发文机关、分发日期及办理情况等。
（三）分送 对于上级机关的发文，两办按照有关规定或根据公文内容确定的范围分送。凡标注印发级别的，按该印发级别规定的范围及时限要求分送；未注明印发级别的，根据收文内容及有关要求确定分送范围。
（四）传阅（批） 两办根据负责同志批示或授权，将公文送有关领导阅知或批示。办理公文传阅（批）应有专人负责，并按照传阅（批）范围和一定的程序进行。公文传阅（批）应严格履行登记和交接手续，随时掌握公文去向，避免漏传、误传、横传。
（五）注办 两办对上级发文提出办理意见。收到上级机关的发文，先行按照规定的范围和时限要求组织分送，对于需要提出贯彻落实意见的，要予以注办，提出注办意见，按程序送领导同志审签。阅件已有领导批示的，按领导同志批示意见办理。
（六）拟办 两办对需要办理的公文提出办理意见，并提供必要的背景材料，送领导同志批示。
（七）请办 办公室根据授权或有关规定将需要办理的公文报请主管领导同志批示或请有关主管部门研究办理。对需要两个及两个以上部门办理的，应指明主办部门。
（八）承办 主管部门对需要办理的公文进行办理。承办部门接到转办公文后要及时办理，并将办理结果向批办部门报告。
（九）催办 两办对公文承办情况进行督促检查。催办贯穿于公文处理的各个环节。对紧急或重要公文应及时催办，对一般公文应定期催办，并随时或定期向交办部门反馈办理情况。
第七章 公文阅读
第三十五条 阅读文件严格按照文件印发级别和有关规定执行。
（一）中央、国务院发省、部和军队各大单位主要负责同志或党委（党组）书记的文件，供省委、省政府主要负责同志阅读，传达范围严格按照文件要求执行。发至省军级的中央、国务院文件，供副省级以上及其他相当职级的领导干部阅读；发至市地师级的中央、国务院文件供副地市（厅）级以上及其他相当职级的领导干部阅读；发至县团级的中央文件，供副县（处）级及其他相当职级的领导干部阅读。
（二）发至市的省委、省政府文件，供正厅级以上及其他相当职级的领导干部阅读。根据工作需要，可传达到副厅级现职领导干部。
发至市级的省委、省政府文件与发至市地师级的中央、国务院文件阅读范围相同。
发至县的省委、省政府文件，供正县（处）及以上及其他相当职级的领导干部阅读。根据工作需要，可传达到现职副县（处）级领导干部。
发至县级的省委、省政府文件与发至县团级的中央、国务院文件阅读范围相同。
（三）公开播报的中央、国务院和省委、省政府文件，由各级各单位组织党员干部群众传达学习；属于专业性或特殊性文件，按文件表明的范围阅读或传达；中央、国务院或省委、省政府印发的文件扩大阅读或传达范围的，按扩大后的阅读、传达范围执行。
（四）驻鲁的中央委员、中央候补委员、中央纪律检查委员会委员，全国人大常委会委员、全国政协常委会委员，可阅读中央、国务院发至省军级以下，省委、省政府发至市以下的文件。
（五）在基层工作的省委委员、省委候补委员、省纪委委员、省人大常委会委员和省政协常委会委员，可阅读中央、国务院发至市地师级，省委、省政府发至市以下的文件。
（六）离退休干部按离退休前的职级阅读相应印发级别的文件，一般由所在单位组织传达或在机要室阅读文件。
（七）担任领导职务的党外人士阅读中央、省委文件，除仅限于党内阅读的外，原则上与担任同级职务的党员干部相同，一般在机要阅文室阅读或组织传达。限于党内阅读的文件，需要向各级民主党派传达的，由党委统战部负责组织实施。
第八章 公文报送
第三十六条 向上级机关报送公文，统一由两办登记后报送上级机关办公室（厅）按程序办理。除机关领导同志要求直接报送的公文外，下级机关主送上级机关的公文，不得直接送上级机关领导同志个人。
第三十七条 向上级机关报送各类简报类公文，应报上级机关办公室（厅）备案，凡未备案的，除特殊情况情况外，上级机关办公室（厅）不予受理。
第三十八条 上级机关对下级机关违反程序报送或报送的行文不规范的公文，可退回下级机关重新报送。
第三十九条 严格按要求的份数报送公文。未明确要求报送份数的，由行文单位根据内容确定报送份数。
第九章 文件管理
第四十条 机关公文由机要秘书人员接收、管理，文件交接和签收要严格履行手续。学校设立机要保密室和机要阅文室，并按有关规定配备专职的机要工作人员和必要的安全保密设施。
第四十一条 机关公文一般只发组织，不发个人。任何个人不得私自存留、销毁文件，未经批准不得擅自携带文件外出。
第四十二条 公文的印发、传达范围应按照发文机关的要求执行。下级机关需要变更上级机关公文印发、传达范围，须报经发文机关批准。
第四十三条 公开发布的党政机关公文以及电子公文等，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。涉密公文公开发布后即行解密。
第四十四条 建立文件管理责任人制度。两办主要负责同志为文件管理工作的第一责任人。
第四十五条 严格绝密文件管理，确保绝对安全。文件实行专人专柜保管，文件专管人员负责绝密文件的签收、保管和清退。绝密文件不得传输、复制和汇编。阅读、传达绝密文件要在符合保密要求的场所进行，文件不得摘录和借阅，其内容不得公开引用，传达时不得录音、录像和记录。
第四十六条 复制、汇编文件严格执行有关规定。机密、秘密级文件确需复制或汇编的，应从严控制并严格履行报批手续。复制和汇编的文件应予编号、登记并视同原文件管理。摘录引用涉密公文内容形成的公文，按原公文的密级和知悉范围管理。
第四十七条 存储文件的磁盘、光盘及介质按所存文件的最高密级管理。未经公文制发单位批准，任何单位不得将文件在计算机系统中存储、传输。
第四十八条 会议形成的公文一般在会议结束时即行收回。经会议主持机关准许，与会人员带回本机关的公文，应及时交本机关公文管理人员管理。
第四十九条 要建立健全文件清退和销毁制度，对标有密级的文件定期进行清理、清退和销毁。
清退标有密级的上级文件，要严格按照上级印发的清退通知清单，要按规定的时限，由文件专管人员负责清退。
对没有归档和存查价值的公文材料，经鉴别和办公室负责同志批准，可以定期销毁。销毁涉密公文，必须严格履行清点、登记手续，并经主管领导审核批准。销毁涉密载体，应当确保秘密信息无法还原。销毁纸介质涉密载体，采用焚毁、化浆等方法处理；粉碎销毁涉密公文，使用符合保密要求的碎纸机；化浆销毁送保密部门指定的厂家销毁，并由送件单位2人以上押运和监销。销毁磁介质、光盘等秘密载体，采用物理或化学方法彻底销毁。
未经清退核实的公文，单位和个人一律不得擅自销毁。禁止将公文作为废品出售。
第五十条 机关合并时，全部公文应随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文按照有关规定移交档案部门管理，其他公文按照有关规定销毁。临时设置的机构，当任务终了时，其公文集中移交同级有关部门管理。
工作人员调离工作岗位或退休时，本人所保管、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第十章 公文整理归档
第五十一条 公文办理完毕后，应按照《中华人民共和国档案法》及学校有关规定，及时将公文的定稿、正本、有关材料及软盘收集齐全，进行整理归档。
公文整理归档工作接受档案部门指导、协调和监督。
第五十二条 学校形成的公文，由直接处理公文的部门负责整理，并按归档制度于次年第一季度归档于档案馆，个人不得私自保存应归档的文件。两个及两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关整理归档，相关机关保存复制件。向档案室移交案卷时，应履行有关手续。按规定应存档的文件、资料均应留存两份。
第五十三条 机关领导同志兼任其他机关职务的，在履行所兼任职务过程中形成的公文，由其兼职的机关整理归档。
第五十四条 上级机关印发的公文，根据工作需要，下级机关及其部门、单位可留存l~2份备查。上级绝密级公文各级各单位一律不留存。
第十一章 公文保密
第五十五条 处理公文必须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及国家秘密载体保密管理的有关规定。公文保密应遵循严格管理、严格防范、确保安全、方便工作的原则。
第五十六条 涉密公文的密级按其内容及如泄露可能对党和国家的安全和利益造成危害的程度划分为“绝密”、“机密”、“秘密”。“绝密”是最重要的国家秘密，泄露会使国家安全和利益遭受特别严重损害；“机密”是重要的国家秘密，泄露会使国家安全和利益遭受严重损害；“秘密”是一般的国家秘密，泄露会使国家安全和利益遭受损害。
第五十七条 发文机关在拟制公文时，应根据公文内容和工作需要，严格划分密与非密的界限。对于需要保密的公文，要准确标注密级，严格限制涉密人员；难于划分密与非密界限无法确定公文密级的，应申请上级或同级保密部门研究确定。公文密级的变更和解除由发文机关或其上级机关决定。
第五十八条 使用计算机打印涉密公文，必须采取保密防范措施。载有涉密公文的计算机软盘、硬盘和光盘等，应与同密级的纸质公文一样按保密要求严格管理。
第五十九条 泄露或出卖党和国家秘密公文、资料，丢失涉密公文或通过计算机及其网络泄密的，应按照有关规定，追究有关责任人的责任。
涉密公文出现失控等，要立即报告学校领导，并积极采取补救措施。绝密级公文及密码电报出现失控或缺失、泄密，除及时报告学校领导同志并采取补救措施外，要及时报告上级发文单位和同级保密及公安部门。
第十二章 附 则
第六十条 本暂行办法自2006年1月1日起施行。我校以前公文处理工作的规定，凡与本办法相抵触的，以本办法为准。本办法由两办负责解释。
